ادارة عمليات الاعمال (مقدمة)

نظرة عامة

• إدارة عمليات الأعمال (BPM) هي فن وعلم الإشراف على كيفية أداء العمل في المؤسسة لضمان نتائج متسقة والاستفادة من فرص التحسين.
• قد يأخذ مصطلح "التحسين" معاني مختلفة اعتمادًا على أهداف المنظمة ، على سبيل المثال تقليل التكاليف وتقليل أوقات التنفيذ وتقليل معدلات الخطأ ، ولكن أيضًا اكتساب ميزة تنافسية من خلال الابتكار.
• مبادرات التحسين لمرة واحدة أو مستمرة ؛ تزايدي أو جذري.
• يدور BPM حول إدارة العمليات ، أي سلاسل كاملة من الأحداث والأنشطة والقرارات.
• في هذا الفصل ، نصف العمليات النموذجية الموجودة في المنظمات المعاصرة.
• نحن نقدم تعريفًا لعملية الأعمال و BPM.
• ثم نقدم لمحة تاريخية عن نظام BPM.
• أخيرًا ، نناقش دورة حياة BPM ، والتي تم بناء الكتاب حولها

مقدمة في ادارة عمليات الاعمال

• إدارة عمليات الأعمال (BPM) هي فن وعلم الإشراف على كيفية أداء العمل في المؤسسة لضمان نتائج متسقة والاستفادة من فرص التحسين.
• في هذا السياق ، قد يأخذ مصطلح "التحسين" معاني مختلفة اعتمادًا على أهداف المنظمة.

أمثلة نموذجية:

• تقليل التكاليف وتقليل أوقات التنفيذ وتقليل معدلات الخطأ.
• قد تكون مبادرات التحسين لمرة واحدة ، ولكنها تظهر أيضًا طبيعة أكثر استمرارية. الأهم من ذلك ، أن BPM لا تتعلق بتحسين الطريقة التي يتم بها أداء الأنشطة الفردية.
• بدلاً من ذلك ، يتعلق الأمر بإدارة سلاسل كاملة من الأحداث والأنشطة والقرارات التي تضيف في النهاية قيمة للمؤسسة وعملائها.
• وتسمى "سلاسل الأحداث والأنشطة والقرارات" هذه "العمليات".

العمليات في كل مكان

• يجب على كل منظمة - سواء كانت هيئة حكومية أو منظمة غير ربحية أو مؤسسة - أن تدير عددًا من العمليات.
• تشمل الأمثلة النموذجية للعمليات التي يمكن العثور عليها في معظم المؤسسات ما يلي:
• أمر بالدفع النقدي
• اقتباس لأمر
• الشراء حتى الدفع
• المشكلة إلى حل
• طلب الموافقة

• طلب إلى نقد: هذا نوع من العمليات التي يقوم بها البائع ، والتي تبدأ عندما يقدم العميل طلبًا لشراء منتج أو خدمة وتنتهي عندما يتم تسليم المنتج أو الخدمة المعنية إلى العميل والعميل قام بالدفع المقابل. تشمل عملية الطلب إلى النقد الأنشطة المتعلقة بالتحقق من أمر الشراء والشحن (في حالة المنتجات المادية) والتسليم والفواتير وإيصال الدفع والإقرار.
• اقتباس لأمر: يسبق هذا النوع من العمليات عادةً عملية تحويل الطلب إلى نقد. يبدأ من النقطة التي يتلقى فيها المورد "طلب عرض أسعار" (RFQ) من أحد العملاء وينتهي عندما يضع العميل المعني أمر شراء بناءً على عرض الأسعار المستلم. تأخذ عملية الأمر إلى النقد الترحيل من تلك النقطة فصاعدًا. يُطلق على مجموعة من عرض الأسعار إلى الطلب وعملية الأمر إلى النقد المقابلة عملية الاقتباس مقابل النقد.
• من الشراء إلى الدفع: يبدأ هذا النوع من العمليات عندما يقرر شخص ما في إحدى المؤسسات أن منتجًا أو خدمة معينة يجب شراؤها. تنتهي عندما يتم تسليم المنتج أو الخدمة ودفع ثمنها. تتضمن عملية الشراء حتى الدفع أنشطة مثل الحصول على عروض الأسعار ، والموافقة على الشراء ، واختيار مورد ، وإصدار أمر شراء ، واستلام البضائع (أو استهلاك الخدمة) ، والتحقق من الفاتورة ودفعها. يمكن النظر إلى عملية الشراء إلى الدفع على أنها عملية مزدوجة من عرض الأسعار إلى النقود في سياق التفاعلات بين الشركات. لكل عملية شراء للدفع ، هناك عملية عرض أسعار مقابل نقود من جانب المورد.
• من المشكلة إلى الحل: يبدأ هذا النوع من العمليات عندما يثير العميل مشكلة او علة ، مثل شكوى تتعلق بعيب في منتج أو مشكلة تمت مواجهتها عند استهلاك خدمة. تستمر العملية حتى يوافق العميل أو المورد أو يفضل كلاهما على حل المشكلة. يمكن العثور على نوع مختلف من هذه العملية في شركات التأمين التي يتعين عليها التعامل مع "مطالبات التأمين". غالبًا ما يُطلق على هذا المتغير مطالبة الدقة.
• طلب الموافقة: يبدأ هذا النوع من العملية عندما يتقدم شخص ما للحصول على ميزة أو امتياز وينتهي عندما يتم منح الميزة أو الامتياز المعني أو رفضه. هذا النوع من العمليات شائع في الوكالات الحكومية ، على سبيل المثال عندما يتقدم مواطن بطلب للحصول على تصريح بناء أو عندما يتقدم رجل أعمال للحصول على تصريح لفتح شركة (مثل مطعم). عملية أخرى تندرج في هذه الفئة هي عملية القبول في الجامعة ، والتي تبدأ عندما يتقدم الطالب للقبول في إحدى الدرجات العلمية.

مثال: شركة إنشاءات BuildIT

تم افتتاح موقع البناء للحرم الجامعي الجديد WU Vienna في عام 2013. المصدر: ويكيميديا كومنز

عملية تأجير المعدات في BuildIT

BuildIT هي شركة إنشاءات متخصصة في الأشغال العامة ، مثل الطرق والجسور وخطوط الأنابيب والأنفاق والسكك الحديدية. داخل BuildIT ، غالبًا ما يحدث أن المهندسين العاملين في موقع بناء (يُطلق عليهم مهندسو الموقع) يحتاجون إلى قطعة من المعدات ، مثل شاحنة ، وحفارة ، وجرافة ، ومضخة مياه ، وما إلى ذلك. تمتلك BuildIT القليل جدًا من المعدات وبدلاً من ذلك تستأجر معظم معداتها من موردين متخصصين.

تسير العملية التجارية الحالية لتأجير المعدات على النحو التالي. عندما يحتاج مهندسو الموقع إلى استئجار قطعة من المعدات ، يملأون نموذجًا يسمى "طلب تأجير المعدات" ويرسلون هذا الطلب عبر البريد الإلكتروني إلى أحد الموظفين في مستودع الشركة. يتلقى الموظف في المستودع الطلب ، وبعد الرجوع إلى كتالوجات موردي المعدات ، يختار المعدات الأكثر فعالية من حيث التكلفة والتي تتوافق مع الطلب. بعد ذلك ، يتحقق الموظف من توفر المعدات المحددة مع المورد عبر الهاتف أو البريد الإلكتروني. في بعض الأحيان لا يتوفر الخيار المحدد. في هذه الحالات ، يتعين على الموظف تحديد قطعة بديلة من المعدات والتحقق من توفرها مع المورد المقابل.

بعد العثور على معدة مناسبة ومتاحة ، يضيف الموظف تفاصيل المعدات المختارة إلى طلب الإيجار. يجب الموافقة على كل طلب إيجار من قبل مهندس العمل الذي يعمل أيضًا في المستودع. في بعض الحالات ، يرفض مهندس العمل طلب تأجير المعدات. تؤدي بعض حالات الرفض إلى إلغاء الطلب ، أي عدم استئجار أي معدات على الإطلاق. يتم حل حالات الرفض الأخرى عن طريق استبدال المعدات المحددة بمعدات أخرى - مثل قطعة أرخص من المعدات أو معدة أكثر ملاءمة للوظيفة. في هذه الحالة الأخيرة ، يحتاج الكاتب إلى تقديم طلب توافر آخر.

عندما يوافق مهندس العمل على طلب الإيجار ، يرسل الموظف تأكيدًا إلى المورد. يتضمن هذا التأكيد أمر شراء (PO) لاستئجار المعدات. يتم إنتاج أمر الشراء بواسطة نظام المعلومات المالية لشركة BuildIT باستخدام المعلومات التي أدخلها الموظف. يسجل الموظف أيضًا تأجير المعدات في جدول بيانات يُستخدم لمراقبة الإيجارات.

في غضون ذلك ، قد يقرر مهندس الموقع أن المعدات لم تعد ضرورية. في هذه الحالة يطلب المهندس من الموظف إلغاء طلب تأجير المعدات.

في الوقت المناسب ، يسلم المورد المعدات المستأجرة إلى موقع البناء. يقوم مهندس الموقع بعد ذلك بفحص المعدات. إذا كان كل شيء على ما يرام ، يقبل مهندس الموقع المشاركة ويتم استخدام المعدات. في بعض الحالات ، يتم إرجاع المعدات لأنها لا تتوافق مع متطلبات مهندس الموقع. في هذه الحالة ، يجب على مهندس الموقع أن يبدأ عملية الإيجار من جديد.

عندما تنتهي فترة الإيجار ، يأتي المورد لاستلام المعدات. في بعض الأحيان ، يطلب مهندس الموقع تمديد فترة الإيجار عن طريق الاتصال بالمورد عبر البريد الإلكتروني أو الهاتف قبل يوم إلى يومين من الاستلام. يجوز للمورد قبول أو رفض هذا الطلب.

بعد أيام قليلة من استلام المعدات ، يرسل المورد فاتورة إلى الموظف عبر البريد الإلكتروني. عند هذه النقطة ، يطلب الموظف من مهندس الموقع تأكيد أن المعدات قد تم تأجيرها بالفعل للفترة المشار إليها في الفاتورة. يتحقق الموظف أيضًا مما إذا كانت أسعار الإيجار المشار إليها في الفاتورة متوافقة مع الأسعار الواردة في أمر الشراء. بعد هذه الفحوصات ، يقوم الموظف بإرسال الفاتورة إلى الإدارة المالية. تقوم الإدارة المالية في النهاية بدفع الفاتورة.

للتدوينات التالية تابع وسم "ادارة عمليات الاعمال" بالنقر عليه اسفل هذه التدوينة

تمت الترجمة بواسطة فيصل عسيري لصالح مدونة فاب 

المرجع :